Privacyregeling

Artikel 1 Begripsbepalingen

Cursist: individueel, natuurlijk persoon ingeschreven bij Arrows Academy als zijnde cursist of ex-cursist die lessen volgt of heeft gevolgd bij Arrows Academy.
Registratie: het gestructureerd bestand van persoonsgegevens
Beheerder: de registratie van persoonsgegevens wordt door medewerkers van Arrows Academy beheerd
Derde: ieder, niet zijnde de ‘betrokkene’ of de ‘beheerder’ van persoonsgegevens
WBP: de wet Bescherming Persoonsgegevens
DUO: de Dienst Uitvoering Onderwijs

Artikel 2 De verantwoordelijke

De directie van Arrows Academy is de verantwoordelijke voor de uitvoering van de WBP.

Een papieren versie van dit Privacyreglement wordt u bij uw inschrijving voor een van onze cursussen aangeboden. Het Privacyreglement van Arrows Academy staat ook op onze website www.arrows.academy.

Artikel 3 Toepassingsgebied

  1. Dit reglement is van toepassing op de handmatige en geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens binnen Arrows Academy.
  2. Dit reglement is van toepassing op particuliere cursisten die door de overheid (gemeenten, UWV) in contractopdracht worden verwezen naar Arrows Academy.
  3. Dit reglement is tevens van toepassing op alle door derden verwezen cursisten, ook al is de verwijzer in het bezit van een privacyreglement.

Artikel 4 Doel van het verzamelen van persoonsgegevens

Het verzamelen van persoonsgegevens heeft tot doel:

  1. Registratie van cursisten bij aanmelding en beëindiging van de cursus
  2. Registratie van cursisten bij intake en toetsing
  3. Registratie van deelname bij DUO in Groningen ter verkrijging van een lening in het kader van de Wet Inburgering
  4. Registratie van start- en einddatum van de trajecten per cursist
  5. Vastleggen van de studievoortgang
  6. Het voldoen aan wettelijke voorschriften inzake het aanleveren van informatie in het kader van het Keurmerk Inburgeren
  7. Het aanleveren van cursistgegevens in het kader van het tevredenheidsonderzoek inzake certificering Keurmerk Inburgeren
  8. Het aanleveren van resultaatgegevens aan derden, zijnde opdrachtgevers, omschreven in de Wet Inburgering 9. Registratie van en de behandeling van klachten. In alle andere voorkomende situaties worden persoonsgegevens van de cursisten slechts verwerkt met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene(n).

Artikel 5 Beveiligingsmaatregelen

De verantwoordelijke treft de nodige maatregelen opdat persoonsgegevens juist, nauwkeurig, toereikend en niet bovenmatig zijn, hierbij gelet op de gestelde doelen waarvoor zij verzameld worden.

  1. De verantwoordelijke voert passende technische en organisatorische maatregelen uit om de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Dit betekent een dossierbeveiliging door de dossiers op te bergen in afgesloten kasten.
  2. Toegang tot het geautomatiseerde systeem is alleen mogelijk middels een wachtwoord
  3. Toegang tot de persoonsgegevens hebben slechts die medewerkers die uit hoofde van hun functie met de cursisten in contact zijn (zie artikel 8)

Artikel 6 Ondubbelzinnige toestemming

De cursist wordt geïnformeerd over het doel van de registratie van persoonsgegevens. De betrokkene moet uit vrije wil toestemming geven voor registratie. In bepaalde situaties verklaart de betrokkene bij ondertekening van een cursusvoorstel dat hij akkoord gaat met het feit dat de persoonsgegevens en verwerking van resultaatgegevens naar derden gaat. Dit gebeurt in het geval van:

  1. Een cursusvoorstel bij de Wet Inburgering (wettelijke plicht)
  2. Een cursusvoorstel in opdracht van derden, zowel de publieke als de private derden

In gewijzigde of nieuwe situaties waarin de persoonsgegevens verwerkt worden, dient toestemming gevraagd te worden aan de cursist.
Cursisten hebben recht op inzage in de vastgelegde persoonsgegevens.

Artikel 7 Registratie

  1. In de registratie worden geen andere gegevens opgenomen dan hieronder vermeld:
  • Achternaam, voornamen, voorvoegsels en geslacht van geregistreerde
  • Geboortedatum en geboorteplaats
  • Huisadres met postcode, telefoonnummer, e-mailadres
  • Bankrekeningnummer
  • Burgerservicenummer (BSN)
  • Naam en adres van de verwijzende instantie met de naam van de contactpersoon (indien van toepassing)
  • Gegevens betreffende de cursus en de cursusvorm
  • Gegevens betreffende het verloop van de cursus alsmede de behaalde toets-en examenresultaten
  • Andere dan onder 1. bedoelde gegevens waarvan de opneming wordt vereist ingevolge van de toepassing van enig wettelijk voorschrift
  • Een uniek registratienummer gekoppeld aan de hierboven vermelde gegevens
  1. De in het voorgaande lid bedoelde soorten van gegevens worden alleen opgenomen in de registratie voor de categorie personen die bij Arrows Academy zijn ingeschreven als cursist, teneinde bij Arrows Academy scholing te volgen en/of vormen van toetsing en/of examens af te leggen, dan wel scholing te hebben gevolgd en/of vormen van toetsing en/of examens hebben afgelegd.
  2. De cursist mag verzoeken om zijn gegevens te corrigeren of bij te stellen. Derden, aan wie gegevens zijn verstrekt, worden van de wijzigingen op de hoogte gebracht.

Artikel 8 Toegang tot registratie

De volgende functionarissen zijn bevoegd persoonsgegevens aan de registratie toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen:

  1. De beheerder
  2. Medewerkers van Arrows Academy

Artikel 9 Informatieverstrekking binnen Arrows Academy

Aan de volgende instanties/registraties kunnen periodiek categorieën persoonsgegevens als bedoeld in artikel 7 worden doorgegeven:

  1. Hoofd administratieve organisatie ten behoeve van de audit voor het Keurmerk. Genoteerd worden: naam, geslacht, geboortedatum, gevolgde opleiding, examenresultaat.

Artikel 10 Informatieverstrekking aan derden

  • A. Aan de volgende instanties buiten Arrows Academy worden gegevens uit de persoonsregistratie verstrekt voor het daarbij vermelde doel met inachtneming van de daarbij aangegeven beperkingen:
    1. Werkgever van de cursist, voor zover de cursist door de werkgever is aangemeld
    2. Verwijzende instantie of organisatie. Gegevens worden verstrekt op basis van hetgeen overeengekomen is in het cursusvoorstel: achternaam, voornaam, gegevens betreffende het verloop van de cursus alsmede de toets- en/of examenresultaten en aanwezigheidsregistratie
  • B. Buiten de in artikel 10 A genoemde instanties kunnen door Arrows Academy van de registratie
    bepaalde gegevens verstrekt worden aan categorieën personen of instanties die zorgdragen voor:
    1. Het instellen van vorderingen in opdracht van en namens Arrows Academy
    2. De behandeling van geschillen
    3. Het verrichten van een accountantscontrole

Artikel 11 Bewaarperiode persoonsgegevens

De persoonsgegevens worden maximaal drie jaar na beëindiging van de cursus bewaard.

Artikel 12 Benaming

Dit reglement kan worden aangehaald als “Privacyreglement”

Breda, 01 april 2016